امروزه سرویس منشی مجازی، به عنوان یک راه‌حل مناسب و گاهی ایده‌آل برای کسب‌و‌کار‌ها و مشاغل مدرن به حساب می‌آید. همانطور که می‌دانید منشی تلفنی، صدای یک شرکت است که فعالیت‌های مهمی را در طی روز انجام می‌دهد. حال اگر شما از آن دسته کسب‌و‌کارهایی هستید که حجم کاری بالایی دارید یا فضای مناسب برای استخدام منشی را ندارید، پیشنهاد ما به شما استخدام منشی مجازی یا برون‌سپاری تماس هایتان است. لازم است یادآوری کنیم «تلفن گویا چیست» و به بیان تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا بپردازیم. توجه داشته باشید که این دو سرویس یکسان نیستند. در ادامه به توضیح هر یک و تفاوت منشی مجازی با منشی گویا می‌پردازیم تا انتخاب درست‌تری داشته باشیم.
منشی مجازی چیست؟
سرویس منشی مجازی به صورت غیر‌حضوری، ماهر و آموزش‌دیده تماس‌های شرکت و کسب و کار شما را پاسخ می‌دهد. منشی مجازی طبق دستورها و فرایند‌های شرکت، مشتریان را به سمت فرد مورد نظر هدایت و وصل می‌کند و راهنمایی‌های لازم را در اختیار مخاطبان قرار می‌دهد. خدمات پاسخگویی تماس و نحوه این پاسخگویی با حفظ برند و اعتبار کاری شما رابطه مستقیم دارد. بنابراین استخدام یک منشی مجازی مناسب باعث افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در هزینه‌های کسب و کارتان می‌شود.
حالا پیش از اینکه به تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا بپردازیم، بیایید از وظایف و مزایای منشی مجازی بیشتر بدانیم.
مسئولیت‌های منشی مجازی
همانطور که به آن واقف هستیم، ارتباط متقابل با مشتری از اهمیت بالایی برخوردار است. هر تماس تلفنی می‌تواند شروعی برای جذب مشتریان باشد. سرویس منشی مجازی مانند منشی حضوری وظایف مهمی را برعهده دارد که عمده آنها عبارتند از:
- پاسخگویی به موقع و برقراری تماس تلفنی
- هدایت و انتقال تماس
- پیگیری در ارتباط با پیام‌های ارسال شده
- تنظیم و برنامه ریزی جلسات شرکت و قرارهای ملاقات
- مدیریت تماس های فروش و بازاریابی محصولات
- ارزیابی رضایت مشتریان
بدیهی است که این مسئولیت‌ها می‌توانند بر اساس شرح شغلی و موقعیت‌های مختلف متفاوت باشند.
مزایای منشی مجازی
دارای یک شرکت نوپا هستید؟ باید توجه داشته باشید که برقراری و حفظ هر تماس تلفنی از اولویت‌های بالایی است که با جذب مشتری رابطه مستقیمی دارد. فعالیت‌های سرویس منشی مجازی کاملا متمرکز بر مشتری است و تعامل با مشتریان جدید و بالقوه، ارائه خدمات و رضایت مشتریان از اولویت‌های منشی مجازی است. شما با استخدام یک منشی مجازی در کنار پاسخگویی سریع تماس‌ها به مزایای دیگری نیز دست پیدا می‌کنید.
با استفاده از سرویس منشی مجازی، شما از همان ابتدای راه به هزینه‌های کسب‌و‌کارتان کمک می‌کنید. به این ترتیب دیگر نیازی نیست تا منشی حضوری برای دفتر کار خود استخدام کنید؛ در نتیجه هزینه های شرکت کاهش پیدا می‌کند و با برون‌سپاری تماس‌ها هزینه های بسیاری از بین خواهند رفت. زمان یکی از مسائل مهمی است که هر کسب و کاری به آن توجه ویژه ای دارد. پاسخگویی به تماس ها از طریق سرویس منشی مجازی به صورت همه روزه امکان پذیر است. خدمات منشی مجازی به گونه ای است که نیروهای آموزش‌دیده می‌توانند در هفت روز هفته و بیست و چهار ساعت شبانه روز به پاسخگویی تماس‌ها مشغول باشند.
دغدغه بسیاری از کسب‌و‌کارهای نوپا، وجود یک محل کار ثابت است، ممکن است شما در شرایطی باشید که اولویت‌های دیگری برای فضا و تجهیزات خود دارید، در این شرایط شما با استخدام منشی مجازی کارهای ارتباطی و تلفنی شرکت را به صورت دورکار می‌توانید انجام دهید. لازمه انتخاب درست شما این است که پیش از هر چیز تقاوت تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا را بدانید.
تلفن گویا چیست؟
امروزه بسیاری از شرکت‌ها از منشی دیجیتال یا تلفن گویا (IVR) استقبال می‌کنند. به این ترتیب هدایت صحیح تماس‌ها با کمترین اتلاف وقت کاربران به بخش مورد نظرشان انجام شود. شما با راه اندازی سرویس تلفن گویا از مزایای گوناگونی بهره مند می شوید، فقط توجه داشته باشید که تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا به معنای ترجیح هیچکدام نیست و این دو کلا از دو جنس مختلف هستند و هر دو می‌توانند به کمک بیزینس شما بیایند.
به پیامی که از قبل طراحی و تنظیم شده که مشتریان قبل از وصل شدن به اپراتور انسانی با آن مواجه می شوند تلفن گویا می‌گویند. این پیام متناسب با هر نوع کسب و کاری ضبط می شود و محدودیتی ندارد. سرویس تلفن گویا علاوه بر هدایت تماس ها به درستی مواردی نظیر کاهش هزینه ها، راهنمایی دقیق تماس، اولویت بندی تماس ها و… را به عهده دارد. توجه داشته باشید که زمانی که بدون معطلی تماس‌های شرکت پاسخ داده می‌شوند، تأثیر بسیار خوبی بر روی مشتریان می‌گذارذ و در نهایت رضایت آنها را به همراه دارد.
تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا
تفاوت منشی مجازی با منشی گویا شاید از بنیاد کار درستی نباشد، چون تفاوت این دو به ماهیت آنها برمیگردد. از آنجا که این دو از لحاظ نام با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند به بیان تفاوت این دو پرداختیم، در صورتی که از نظر معنایی قابل قیاس نیستند. منشی مجازی شخصی است که غالبا از طرف یک شرکت اختصاص داده می‌شود تا با زیروبم کسب و کار آشنا شده، آموزش‌های لازم را ببیند و قابلیت و مسئولیت منشی‌گری مجموعه به او واگذار میگردد. در واقع از نظر جنس کار مقایسه منشی مجازی و منشی حضوری منطقی‌تر به نظر می‌رسد.
منشی دیجیتالی یک سیستم خودکار است که وظیفه تعامل بین مخاطب و سیستم تلفنی را از طریق داده‌های ورودی صفحه کلید بر عهده دارد. سناریوی تعریف شده را به صورت اتوماتیک اجرا نموده و تماس‌ها را پس از ارتباط به مقصد موردنظر متصل می‌کند. تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا از نوع مزاحم نیست و هر دو می‌توانند در کنار هم و به صورت مکمل کار کنند. از آنجا که در تقابل مشتریانی که شیفته کار با تلفن گویا هستند، عده‌ای نیز وجود دارند که ترجیح می‌دهند با شخصی ارتباط کلامی برقرار کنند. بنابراین تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا می‌تواند جوابگوی سلایق مختلف بوده و طیف بیشتری را راضی نگه دارد. انعطاف کاری منشی مجازی از نقاط قوت آن به‌شمار می‌رود. در کنار آن عدم محدودیت زمانی تلفن گویا می‌تواند شرکت شما را نسبت به رقبا بسیار پویا‌تر نگه دارد.
بهترین انتخاب چیست؟
پیشنهاد ما این است که خود را درگیر تفاوت منشی مجازی با تلفن گویا و منشی حضوری و اسامی نکنید. نیاز‌ها و اولویت‌های خود را به صورت دقیق بنویسید. بودجه خود را ارزیابی کنید و محدودیت‌های مکانی یا بستر شبکه و حجم تماس‌ها و نوع خطوط و همزمانی تماس‌ها و کلیه فاکتور‌ها را به خوبی بررسی کنید. سپس تصمیم بگیرید که بهترین گزینه‌ها برای شما کدام موارد هستند، و البته حتما در انتخاب از راهنمایی و مشورت نیروهای متخصص نیز استفاده کنید. ما هم در کنار شما هستیم.