تلفن گویا چیست +10 کاربرد مهم

پاسخ به این‌سوال که تلفن گویا چیست بخش مهمی از ساختار مرکز تماس را توضیج می‌دهد. البته این سامانه با اسامی دیگری همچون IVR، منشی تلفنی، اپراتور خودکار یا منشی دیجیتالی هم شناخته می‌شود. در یک جواب بسیار کلی به پرسش “سامانه تلفن گویا چیست؟” می‌توان گفت سیستمی تعاملی بین انسان و مرکز تلفن که طبق برنامه از پیش تعیین شده و به صورت خودکار به تماس‌های ورودی پاسخ می‌دهد و بر مبنای داده‌های وارد شده، مخاطب را به بخش مورد‌نظر هدایت و متصل می‌کند.

تلفن گویا دستیاری بسیار عالی برای پاسخگویی و هدایت تماس‌هاست. خرید تلفن گویا با یک سناریوی فکر‌شده و مناسب بار زیادی از مشغله نیروی انسانی را به دوش کشیده و تصویر مطلوب‌تری از سازمان را ارائه می‌دهد.

حالا که تصویری کلی از اینکه تلفن گویا چیست پیدا کردیم، در ادامه به دلایل کارایی و ضرورت منشی تلفنی بیشتر می‌پردازیم.

با تلفن گویا تماس‌ها را صحیح مدیریت کنید

با توجه به لزوم ارتباطات در دنیای امروز کسب و کار، مدیریت تماس‌ها در هر مجموعه‌ای مهمترین بخش محسوب می‌شود. نحوه پاسخگویی به مشتریان برای یک شرکت، به معنی جذب یا دفع آنها به عنوان سرمایه‌های بزرگ شرکت است. حفظ و نگهداری مشتریان و مدیریت ارتباط با آنها بر روند توسعه شرکت تاثیر بسزایی دارد. در موارد بسیاری که تمرکز بازاریابی شرکت بر افزایش تماس‌های ورودی و جذب مشتری از این شیوه است، می‌توان گفت داستان سفر مشتری، ماندگاری او و ذهنیتی که قرار است برای مشتری به وجود آید، تا حد بسیاری توسط تلفن گویا ایجاد می‌شود.

اینکه بدانیم تلفن گویا چیست و به اهمیت بالای آن واقف باشیم کافی نیست. باید به این نکته توجه داشت که منشی تلفنی در عین‌حال می‌تواند راهگشا یا چالش برانگیز باشد و اینکه کدام یک از این دو وجهه قرار است غالب باشد به سناریویی که برای آن درنظر گرفته می‌شود و راه‌اندازی صحیح و اصولی آن بر‌می‌گردد.
در واقع با استفاده از نرم افزار تلفن گویا می‌توان به صورت خودکار پاسخگویی به تلفن‌ها را انجام داد و نگران از دست دادن تماس‌ها نبود، ولی این موضوع که برای شما کارایی سیستم IVR چیست، به هنر شما بستگی دارد که مشتریان را در منو‌های تودرتو و پیچیده اسیر کنید یا هرچه زودتر او را به مقصد مورد‌نظرش برسانید.

گام اول، یک سیستم تلفن گویا

امروزه با پیشرفت تکنولوژی و ورود آن به محیط‌های کسب‌و‌کار، نیاز به خدمات پیشرفته در فضای پر رقابت امروز دیده می‌شود. این تغییر سبک باعث شده تجارت الکترونیکی بتواند در چهار سال گذشته با رشد ۶.۸ برابری رو به رو شود. از این آمار و بسیاری آمار‌های دیگر ازجمله تعداد سی و هشت میلیون شماره تلفن ثابت واگذار شده و بسیاری اطلاعات دیگر می‌توان به این نتیجه رسید که دیگر بدون در نظر گرفتن تکنولوژی و بکار‌گیری ابزارهای دیجیتال، نمی‌توان در این دنیای رقابت موفقیت چندانی کسب کرد.
حالا که می‌دانیم منشی دیجیتال چیست شاید بتوان تغییر را از همین نقطه شروع کرد. اگر قصد دارید تا تغییرات را از مرکز تماس و تلفن گویا شروع کنید بهتر است به برخی از مزایای استفاده از این سیستم که در پایین آورده ایم توجه کنید، و ضروری است که راه‌اندازی آن را به کسی بسپارید که در این کار تخصص دارد و می‌تواند با تجربه‌ای که دارد به شما در جهت تنظیم سناریو و پیدا کردن بهترین نقشه راه نیز کمک کند.

درست است که می‌دانیم کارایی تلفن گویا چیست و چقدر می‌تواند برای مسیریابی صحیح تماس‌ها، سرعت پاسخگویی و جلب رضایت مشتری مفید باشد، اما در‌واقع چنانچه تماس‌های ورودی زیادی ندارید شاید نیاز چندانی به آن حس نکنید و اینکه کاربرد منشی دیجیتال چیست در این صورت بیشتر به وجهه بخشیدن به کسب‌و‌کار شما محدود شود. بنابراین، قبل از استفاده و تهیه باید مشخص شود که یک سیستم تلفن گویا چه تاثیری بر عملکرد مرکز تماس شما خواهد داشت.

مهم‌ترین کاربرد‌های تلفن گویا چیست

طبیعی است که پس از احساس نیاز به یک محصول است که به سراغ خرید آن برویم. پیش از خرید منشی دیجیتال نیز اول به سراغ کاربرد‌های آن می‌رویم تا جای آن را در بهبود شرایط کسب‌و‌کار خود پیدا کنیم و با پشم باز‌تری انتخاب کنیم.

1. اطلاع رسانی:

نرم افزار تلفن گویا تمامی اطلاعات اعم از خدمات شرکت و بخش‌های مختلف مالی، اداری و… را به صورت دسته‌بندی ارائه می‌دهد و یک شناخت اجمالی از فعالیت سازمان را در اختیار تماس‌گیرنده قرار می‌دهد و به دلیل طبقه بندی درست و مناسب دسترسی به آن‌ها راحت و آسان است.

حالتی را درنظر بگیرید که مخاطب برای خرید تجهیزات با شما تماس می‌گیرد و از روی منوی ورودی متوجه می‌شود که تعمیرات قطعات و راه اندازی تجهیزات نیز در حیطه فعالیت‌های شماست و چه بسا مشتری دائم شما روی این بخش‌ها می‌شود.

همچنین می‌توان اطلاعاتی مانند ساعت کاری، آدرس و اطلاعات شرکت، جواب به پرسش‌های پرتکرار و … را نیز در این قالب گنجاند.

2. انتقال مکالمات:

یکی از اصلی‌ترین کاربرد‌های سامانه تلفن گویا چیست؟ به صورت خودکار با بخش های مختلف مجموعه ارتباط برقرار می‌کنیم و از سردرگمی مخاطب برای یافتن موثر‌ترین مقصد جلوگیری می‌کنیم. به این ترتیب مثلا مشتری پس از اینکه با شرکت تماس می‌گیرد، به بخش خدمات پس از فروش، سپس تعمیرات، بعد تعمیر سخت افزار، در نهایت تعمیر سخت افزار الکترونیکی وصل می‌شود و دقیقا با کسی صحبت می‌کند که بهترین جوابگوی نیاز وی است.

3. صندوق صوتی:

در توضیح اینکه این قابلیت تلفن گویا چیست می‌توان گفت هر نماینده پاسخگویی یا هر بخش، یک صندوق صوتی خواهد داشت، که در هر زمان امکان پاسخگویی وجود نداشت تماس گیرنده از این طریق، پیام خود را منتقل کند و هیچ ارتباطی از دست‌رفته تلقی نشود.

4. پیام‌گو:

شاید اگر بپرسید اولین وظیفه سیستم IVR چیست، عمده‌ترین پاسخ وظیفه پاسخ دادن به تماس‌ها به صورت طراحی شده باشد. مدیریت خطوط از راه سخت افزار و ارتباط با IVR انجام می‌گیرد. خستگی و محدودیت زمانی برای منشی دیجیتال مفهومی ندارد و می‌تواند به‌طور همزمان چندین تماس را پاسخگویی و مدیریت کند. به دلیل ذخیره کردن تمامی تماس ها، در زمان رخ داد هر مشکلی میتوان به آن رجوع و از آن اطلاع یافت.

5. سیستم رزرو کردن به صورت خودکار:

این مورد جهت استفاده در مراکزی است که فرایند رززو کردن در آنها وجود دارد. مراکز درمانی و هتل ها مواردی هستند که استفاده از این قابلیت برای آنها بسیار کارامد است. همچنین شرکت‌های خدماتی که برای زمان استفاده از نیروی متخصص نیاز به برنامه ریزی دارند نیز این قابلیت را به کار می‌گیرند. طراحی این امکان نیاز به تخصص و ریزه‌کاری‌هایی دارد که به‌صورت دقیق و با کمترین دردسر انجام گیرد.

6. سیستم نظرسنجی:

جهت انجام نظرسنجی تلفنی از هر بخش و دریافت پیشنهادات و انتقادات یا موارد مشابه، در این سیستم با کاربران تعامل داشته و از نظر آنها برای بهبود روند کار استفاده کنید.

7. سیستم رای‌گیری:

می‌خواهیم بدانیم کاربرد رای گیری در تلفن گویا چیست. مواردی را به یاد بیاورید که برای بهبود روند یا راه‌اندازی سرویس جدید نیاز به اطلاعاتی داشته‌اید که مستقیما از سمت کاربر آن دریافت شود. با توجه به سناریویی که مشخص میکنیم، در این سیستم مشتریان می‌توانند نظر خود را به صورت گزینه ای با کلیک کردن کلید مورد نظر اعلام نمایند.

8. سفارش‌گیری:

به این ترتیب می‌توانید هر سفارشی را که به سمت مجموعه شما می‌آید ثبت کنید. این عمل با کلیک کردن کد مربوط به سفارش انجام پذیر است. برای افزایش سرعت کار این گزینه بسیار کارایی دارد، ولی اگر طیف مشتریان شما در دسته‌ای هستند که هنوز ارتباط کلامی به آنها حس امنیت و آرامش می‌دهد، می‌توانید هنگامی که زمان مناسبی برای این کار دارید با ارتباط کلامی نیز آنها را راضی‌تر کنید 🙂

9. ادغام با وب‌سرویس‌های مختلف:

گاهی سیستم تلفن گویا به بخش‌های دیگری متصل می‌شود تا اطلاعات را از این سیستم‌ها دریافت و پاسخ را ارائه دهند. برای مثال گزارش آب‌و‌هوا یا ساعات پرواز را از روی سیستم مربوطه به صورت دقیق اعلام کرده یا موجودی کد کالای وارد شده را با کارتابل انطباق داده و وجود آن را تایید می‌کنند. این همکاری تلفن گویا با وب سرویس‌های مختلف امروزه به هم‌افزایی بسیار ارزشمندی در جهت پاسخ‌دهی به مخاطبان می‌انجامد.

با این سیستم می‌توانید با هر نوع از بانک‌های اطلاعاتی که در نظر دارید ارتباط بگیرید و در مواقع نیاز گزارشات مختلفی را از بانک‌ها دریافت نمایید.

اعلام کردن بدهی مشتریان:

با این سیستم می‌توان بدهی‌های مالی مشتریان اعم از قبض‌ها، اقساط بانکی و یا موارد دیگر را به آن‌ها اعلام کرد.

10. دریافت رزومه و سیستم استخدام

اگر برایتان سوال پیش آمد که ارتباط استخدام نیرو با تلفن گویا چیست باید گفت که می‌توان در منو IVR بخشی را به دریافت اطلاعات متقاضیان کار اختصاص داد. به این ترتیب با ورود داده‌های مورد نیاز شما، امکان فیلتر هم برای بررسی بیشتر وجود داشته و برای طرفین صرفه‌جویی بزرگی در زمان به‌شمار می‌رود.

کدام نرم افزار تلفن گویا امکانات کاملی را در اختیار ما قرار می دهد؟

حالا که تا حدی می‌دانیم تلفن گویا چیست بیایید به انتخاب یک سیستم کارامد فکر کنیم. تا اینجای کار متوجه شدیم که خرید تلفن گویا تا چه مقدار زیادی کارایی کسب و کار ما را بالا می‌برد. ولی یک انتخاب درست این کارایی چند برابر خواهد کرد. حالا بهترین تلفن گویا کدام است؟

نرم افزار تلفن گویای هایفون قابلیت‌های مختلفی دارد. از جمله تعریف زبان‌های مختلف، امکان ایجاد ساعات پاسخگویی، صندوق صوتی، تعریف لیست مشتریان ویژه، بلک لیست و وب‌سرویس کامل، طیف وسیع و متنوعی از امکانات را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد.
وب سرویس هایفون امکان اتصال به تمامی نرم افزارهای CRM، مالی، حضور و غیاب و ERP ها را دارد. این حجم از دسترسی گسترده و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های مختلف امکان طراحی فرآیندهای جذابی همچون استعلام لیست قیمت، ثبت سفارش، پیگیری تیکت و … را فراهم می‌آورد. به منظور استفاده از نرم افزار تلفن گویا هایفون کافیست با مشاورین ما تماس بگیرید.