برقراری ارتباط مؤثر از طریق تلفن می‌تواند به همان اندازه چالش‌برانگیز باشد که رودررو. با وجود عدم وجود زبان بدن و سایر نشانه‌های غیرکلامی، برای ایجاد یک ارتباط قوی و انتقال پیام خود به طور واضح و مختصر، باید بر مهارت‌های کلامی خود در مکالمه تلفنی تمرکز کنید.
چه در حال صحبت با مشتری، همکار یا دوست باشید، برقراری ارتباط مؤثر برای ایجاد روابط قوی و دستیابی به اهدافتان ضروری و نیازمند آگاهی از آداب مکالمه تلفنی است.
فن بیان در مکالمه تلفنی نقشی بسیار مهم در انتقال پیام، ایجاد ارتباط و دستیابی به اهدافتان ایفا می‌کند. در حین صحبت تلفنی، لحن صدا و نحوه بیان شما تنها ابزارهایی هستند که برای برقراری ارتباط با مخاطب خود دارید.
در این مطلب سعی داریم تحت عنوان آداب مکالمه تلفنی به شما بگوییم چگونه پشت تلفن خوب صحبت کنیم؟ با ما همراه باشید.
آداب مکالمه تلفنی چه تأثیری در ارتباط مؤثر دارد؟
لحن صدای شما در ثانیه‌های اولیه مکالمه، می‌تواند برداشت اولیه مخاطب از شما را شکل دهد. صدایی واضح و شاداب نشان‌دهنده اعتمادبه‌نفس شماست. در مقابل، صدایی ضعیف یا نامشخص می‌تواند بی‌علاقگی را القا کند.
تلفظ صحیح کلمات، سرعت مناسب صحبت و شفافیت در بیان، به درک بهتر پیام شما توسط مخاطب کمک می‌کند.
همچنین لحنی گرم و دوستانه می‌تواند باعث ایجاد رابطه و اعتماد با مخاطب شود.
آداب مکالمه تلفنی
برای‌آنکه بتوانیم پشت تلفن خوب صحبت کنیم چند اصل کلیدی را برای مکالمه تلفنی موفق آورده‌ایم. این اصول در بخش‌های قبل از مکالمه، حین مکالمه و حتی بعد از تماس تلفنی آورده شده است تا بتواند به شما در داشتن مکالمه تلفنی درست کمک کند:
آداب مکالمه تلفنی قبل از مکالمه:
آماده شوید: هدف خود را از مکالمه مشخص کنید و نکات کلیدی را که می‌خواهید بیان کنید یادداشت کنید. اگر در مورد موضوعی صحبت می‌کنید که با آن آشنا نیستید، تحقیق کنید تا در مورد آن اطلاعات کسب کنید.
مخاطب خود را بشناسید: در صورت امکان، قبل از شروع مکالمه، در مورد فردی که با او صحبت می‌کنید اطلاعاتی کسب کنید. این به شما کمک می‌کند تا لحن و رویکرد خود را متناسب با علایق و نیازهای او تنظیم کنید.
محیط مناسب را انتخاب کنید: مکانی آرام و بدون مزاحمت پیدا کنید که بتوانید بدون وقفه بر روی مکالمه تمرکز کنید.
آداب مکالمه تلفنی در حین مکالمه:
با احترام رفتار کنید: با لحنی مؤدبانه و محترمانه صحبت کنید، حتی اگر با شخص مقابل مخالف باشید. از زبان بدن مثبت استفاده کنید.
بادقت گوش کنید: به طور فعال به آنچه شخص مقابل می‌گوید گوش دهید و سعی کنید دیدگاه او را درک کنید. قبل از اینکه پاسخ دهید، مکث کنید تا حرف او را تمام کند.
موضوع را متمرکز نگه دارید: از حاشیه رفتن یا مطرح‌کردن موضوعات نامربوط خودداری کنید. به موضوع موردبحث پایبند باشید و از بیان جزئیات غیرضروری خودداری کنید.
شفاف و مختصر صحبت کنید: ایده‌های خود را به‌وضوح و به طور خلاصه بیان کنید. از زبانی ساده و قابل‌فهم استفاده کنید و از اصطلاحات تخصصی که ممکن است مخاطب شما متوجه آن نشود، خودداری کنید.
همدل باشید: سعی کنید خود را جای مخاطب بگذارید و احساسات او را درک کنید. همدلی خود را با گفتن جملاتی مانند “می‌فهمم” یا “من می‌دانم که این برای شما سخت است” نشان دهید.
از بازخورد استفاده کنید: از مخاطب خود بخواهید که نظرات خود را در مورد آنچه می‌گویید بیان کند. این به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که در یک جهت هستید و در صورت نیاز مکالمه را تنظیم کنید.
آداب مکالمه تلفنی بعد از مکالمه:
خلاصه و پیگیری: نکات کلیدی مکالمه را خلاصه کرده و هر گونه اقدامی را که باید انجام شود، مشخص کنید. در صورت نیاز، پیگیری کنید تا مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند.
بازخورد را منعکس کنید: در مورد اینکه چه چیزی در مکالمه به‌خوبی پیش رفته و چه چیزی می‌تواند در آینده بهبود یابد، تأمل کنید. از این بازخورد برای ارتقای مهارت‌های ارتباطی خود استفاده کنید.
با رعایت این اصول، می‌توانید مکالمات مؤثرتری داشته باشید، روابط قوی‌تری ایجاد کنید و به اهدافتان برسید.
نکات اضافی:
مثبت بمانید: نگرش مثبت داشته باشید و بر روی نکات مثبت تمرکز کنید.
از زبان بدن مثبت استفاده کنید: لبخند بزنید، درست است که طرف مقابل شما را نمی‌بیند؛ اما لحن و صوت شما می‌تواند احساسات شما را نیز منتقل کند.
لحن صدای خود را کنترل کنید: لحنی واضح، مطمئن و دوستانه داشته باشید.
از مکث استفاده کنید: قبل از صحبت‌کردن یا پاسخ‌دادن به سؤالات، مکث کوتاهی داشته باشید. این به شما کمک می‌کند تا افکار خود را جمع‌آوری کنید و از قطع‌کردن صحبت دیگران جلوگیری کنید.