اگر اینجایید تا بدانید نقش خدمات ویپ در ارتقای ارتباطات تلفنی چیست جای درستی آمده‌اید. در این مقاله به خدمات VoIP پرداخته‌ایم تا به تأثیر آن در بهبود ارتباطات پی ببریم و بتوانیم بهترین استفاده را از سیستم تلفنی تحت شبکه خود ببریم.
سیستم‌های تلفنی مبتنی بر ویپ مزایا و ویژگی‌هایی دارند که پیش از ظهور آن ممکن نبود. از جمله خدمات VoIP مدیریت هوشمند کلیه تماس‌ها، تنظیمات صف، منشی تلفن گویا، ضبط مکالمات و فکس تحت وب، مانیتورینگ لحظه‌ای تماس‌ها، صندوق صوتی، نظرسنجی و بسیاری دیگر از خدمات ویپ را می‌توان نام برد.
چرا به خدمات ویپ نیاز داریم؟
برای ارتباط مؤثرتر و بهتر با مخاطبان کسب‌وکار نیاز به ارتقای آن و بهره‌مندی از تکنولوژی روز نیاز داریم. اگر مدام بر بهبود ارتباطات تمرکز نداشته باشیم بخش بزرگی از بازار پر رقابت این روزها را از دست خواهیم داد. خدمات VoIP به کاهش هزینه‌ها، امکانات بیشتر، مدیریت ساده‌تر و در نتیجهٔ همه اینها افزایش رضایت مخاطبان و فروش بیشتر کمک می‌کند. گزارشات دقیق سیستم تلفنی در تعیین استراتژی‌های کاری و افزایش راندمان بسیار مهم و کارآمد است.
چندین سال پیش، شرکت‌ها برای مدیریت تماس‌های خود امکانات زیادی را برای کسب‌وکار خود نداشتند و پس از آنکه سانترال‌های آنالوگ جای خود را به سیستم‌های مدرن مدیریت تماس دادند آنها توانستند شکل جدیدی از ارتباطات تلفنی را تجربه کنند. در این میان تا به امروز هر کسب‌وکاری که سریع‌تر و هوشمندانه‌تر عمل کرده است توانسته با کمک خدمات VoIP از ظرفیت بازار به نفع خود استفاده کند.
از خدمات VoIP بیشتر بدانیم
شاید می‌پرسید که خدمات VoIP چگونه قرار است به کمک کسب‌وکار شما بیاید. اگر سال‌هاست که از سیستم‌های تلفنی آنالوگ یا احتمالاً پاناسونیک استفاده می‌کنید، ممکن است تابه‌حال امکانات و مزایایی که یک سیستم تحت شبکه می‌تواند در اختیار شما قرار دهد فکر هم نکرده باشید. حالا بیایید چند مورد از این خدمات ویپ را مرور کنیم.
1- یکپارچگی با سایر سیستم‌ها
از این خدمات پایه‌ای سیستم تلفنی تحت شبکه که بگذریم، استفاده از تکنولوژی ویپ این امکان را به شما می‌دهد تا نرم‌افزارهای درون‌سازمانی مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا اتوماسیون اداری و سیستم مالی را با مرکز تلفن VoIP یکپارچه کنید. ارتباط سرویس‌ها با یکدیگر می‌تواند مزایای زیادی برای شما داشته باشد و کیفیت ارتباطات خود را با مشتریان افرایش دهید و کار با سیستم‌ها را نیز برای نیروهای کار خود ساده‌تر کنید.
2- دسترسی همیشگی
فرض کنید که کارشناس شما ناچار است ساعاتی از روز کاری را در مأموریت‌های خارج از سازمان یا در طبقات مختلف شرکت بگذراند. به‌این‌ترتیب ممکن است تعدادی از تماس‌های خود را از دست بدهد. با استفاده از خدمات ویپ تماس‌ها قابل‌برنامه‌ریزی هستند. مثلاً می‌توانید این برنامه را داشته باشید که ابتدا تلفن رومیزی، بعد از چند ثانیه تلفن بی‌سیم و اگر داخلی پاسخگو نبود تلفن همراه زنگ بخورد. وقتی همیشه در دسترس هستید مشتریانتان شما را مشاور و همراهی امن می‌دانند و شما هم هیچ تماس یا معامله‌ای را از دست نمی‌دهید.
در یک سناریوی دیگر تجسم کنید که محل شرکت را تغییر داده‌اید. امکان انتقال خط از خدمات VoIP است که شما را در دسترس نگه می‌دارد و نیاز به هزینه اضافه بابت اطلاع‌رسانی شماره‌های جدید و چاپ کاتالوگ و بیزینس کارت‌های جدید را از بین می‌برد. چه چیزی از این بهتر؟
3- گزارشات کاربردی
اگر به این حقیقت واقف هستید که هدف از تمام خدمات ویپ افزایش رضایت مشتریان و فروش بیشتر است، به اهمیت گزارشات و آنالیز آنها نیز واقفید. سیستم تلفنی تحت شبکه هر نوع گزارشی از کلیه تماس‌های ورودی و خروجی و داخلی را در اختیار شما قرار می‌دهد. این گزارشات بر روی بازه‌های زمانی دلخواه، با فیلترهای متنوع قابل‌دسترسی به‌صورت کمی و نموداری هستند. به‌این‌ترتیب نظارت بر عملکرد نیروهای پاسخگو در بخش‌های مختلف مثل کالسنتر، پشتیبانی، گارانتی و غیره نیز ساده‌تر می‌شود.
در این راستا ابزار مختلفی از خدمات VoIP مثل نظرسنجی پس از تماس و تیکتینگ هم به کمک شما می‌آیند تا عملکرد سازمان را بهینه‌تر کنیم و رضایت بیشتری را کسب کنیم.
4- سیستم یکپارچه پیام‌رسانی
به این صورت انواع مختلف ابزارهای پیام‌رسانی مانند پیام‌های صوتی، ایمیل، چت، تماس تصویری، فکس و… را یکجا و بدون نیاز به استفاده از ابزارهای مختلف خواهید داشت و از یک سیستم واحد بدون هزینه‌های سربار اضافی استفاده می‌کنید.
ابزارهایی مانند Skype for Business از سرویس مایکروسافت هم با سیستم ویپ قابل اتصال هستند. استفاده از سیستم‌های ویدئوکنفرانس پیشرفته هم به کمک این اتحاد آمده‌اند تا کاربران بهترین تجربه را از یکپارچگی ارتباطات تجربه کنند.
تعداد دیگری از خدمات VoIP
امکان انتقال صدا بر روی شبکه مزایای بسیاری دارد که تنها به بیان تعدادی پرداخته‌ایم. در ادامه تعدادی دیگر را نیز به‌صورت تیتروار می‌آوریم. به‌خاطر داشته باشید اینها تنها تعدادی از خدمات ویپ هستند و همه مزایا را در بر نمی‌گیرند.
– استفاده از فایل‌های ضبط‌شده مکالمات برای بهبود خدمات و مقاصد آموزشی
– استفاده از تلفن‌های نرم‌افزاری بر روی تلفن همراه یا دستگاه‌های هوشمند
– ساده‌کردن روند دورکاری بدون کوچک‌ترین خلل در ارتباطات تلفنی
– راه‌اندازی و استفاده آسان از خطوط تلفن اینترنتی با استفاده از سیستم ویپ
سخن آخر
امروز با افزایش آگاهی عمومی از خدمات VoIP و استقبال شرکت‌ها از سیستم تلفنی تحت شبکه، شرکت‌های بسیاری خدمات ویپ را در بازار ارائه می‌کنند. چیزی که باید به آن توجه داشته باشید این است که یک ارتباط تلفنی باکیفیت تا حد بسیار زیادی وابسته به شرکتی است که به شما راهکار می‌دهد و به نصب و استقرار سیستم می‌پردازد. مسائل امنیتی هم موارد بسیار مهمی هستند که پیش از هر چیز باید مدنظر قرار داد. درست است که خدمات ویپ بسیار وسوسه‌برانگیز هستند؛ ولی به‌خاطر داشته باشید که امنیت و کیفیت را نباید فدای تبلیغات شرکت‌های غیرمتخصص کرد. پس تحقیق کنید، بهترین را انتخاب کنید و از ارتقای سطح ارتباطات و پیشی‌گرفتن خود در بازار لذت ببرید.