منشی مجازی چیست

در جواب این سوال که منشی مجازی چیست، باید گفت یک فناوری در سیستم تلفن خودکار که به تماس گیرندگان ورودی اجازه می‌دهد از طریق سیستم پاسخ صوتی بدون صحبت با نماینده، به اطلاعات لازم دسترسی داشته باشند. تنها کافی است یکی از اعداد منو را وارد کنند تا به بخش مورد نظر متصل شوند.

سیستم نرم افزاری IVR برای راه اندازی منشی مجازی به گونه ای راه اندازی شده اند که می‌تواند باعث بهبود روند پاسخگویی مشتریان شود. پاسخگویی سریع به مشتریان باعث افزایش رضایت آنها شده و در نهایت احتمال بازگشت مشتری را نیز افزایش می دهد. اگر می‌خواهید بدانید بزرگترین فایده استفاده از منشی مجازی چیست، باید بگوییم که به کسب و کارها امکان می دهد تا از نیروها به خوبی استفاده شود. مشتری زمان زیادی پشت خط منتظر پاسخگویی نیست و نیازی به انتقال تماس از کارشناسی به کارشناس دیگر نخواهد بود. به این ترتیب هزینه منشی مجازی بسیار کمتر از سودی است که برای شرکت به همراه خواهد داشت.

وظیفه منشی مجازی چیست

معمولا از تلفن گویا یا منشی مجازی برای هدایت خودکار مشتریان استفاده می شود. مخاطبینی که می‌دانند با کدام بخش از یک مجموعه کار دارند می‌توانند با وارد کردن داخلی مورد نظر مستقیما به کارشناس مربوطه متصل شوند. افرادی نیز نمی دانند که دقیقا با کدام کارشناس یا بخش باید صحبت کنند. منشی مجازی آنها را راهنمایی می کند به این صورت از اتلاف وقت کارشناس و مشتری جلوگیری خواهد شد.

نحوه کار منشی مجازی

سیگنالها با استفاده از شماره گیری چند فرکانس به سیستم تلفن منتقل می شوند. این امکان پیمایش از طریق منوی صوتی و با لمس یک دکمه فراهم می شود. تلفن گویا امکان‌های متفاوتی را در اختیار شما قرار می دهد. به طور مثال، دعوت به ثبت پیام صوتی مخاطب، اعلان ساعات و روزهای کاری، معرفی بخش های مختلف مجموعه برای برقراری ارتباط و ارائه درخواست مخاطب و… از جمله مواردی است که حتما با آن برخورد داشته اید.

مزایای استفاده از منشی مجازی چیست

همه کسانی که تا به حال با یک شرکت یا پشتیبانی تماس گرفته اند، مطمئنا صدای دوست داشتنی منشی مجازی یا تلفن گویا را شنیده اند که آنها را راهنمایی می کند تا به بخش مورد نظر متصل شوند. اغلب افرادی که مرکز تلفن راه اندازی می کنند تمایل به فعالسازی منشی مجازی نیز دارند. قیمت منشی مجازی برای یک شرکت در اصل کمک به برندینگ و هویت شرکت از طریق IVR است.

اما برخی از مدیران و کارمندان نمی‌دانند ارزش منشی مجازی چیست. IVR یک سیستم پاسخ صوتی تعاملی خودکار است که با تماس گیرنده ارتباط برقرار کرده و او را به جهت مناسب راهنمایی می کند بدون اینکه هیچ یک از نیروهای انسانی شرکت دخیل باشند. فرد پشت خط به پیام صوتی منشی مجازی گوش می دهد و با فشردن هر شماره سیستم را وادار به واکنش می کند.

همچنین تلفن گویا قادر است اطلاعات مورد نیاز همچون موجودی حساب، وضعیت سفارش و… را نیز به مخاطب ارائه کند. به این صورت می توان مخاطب را مستقیما به فرد مورد نظر منتقل کرد.

امکان انتقال تماس با منشی مجازی

این ویژگی برای نمایندگان و کارکنانی که بصورت دورکار و از راه دور پاسخگوی مشتریان هستند مناسب است. به این صورت می توان تماس مشتریان را مستقیما به تلفن نمایندگان ارسال کرد بدون اینکه مشتری متوجه این انتقال شود. کاملا مشابه زمانی که با اپراتور مستقر در مرکز و شرکت است پاسخگوی تماس بوده و نیازهای آنها را برطرف می کنند.

اینکه برای حفظ مشتری فایده منشی مجازی چیست، می‌تواند تماس ها را در زمانی که شرکت شما خارج از ساعات کاری است به شماره تلفن دیگری هدایت کند.

سخن پایانی

حالا می‌دانیم منشی مجازی چیست. می‌توانیم از آن بهره بگیریم و باتوجه به خدمات متنوعی که دارد برای توسعه کسب و کار خود اقدام کنیم. کارکردن برای کارمندان با وجود منشی مجازی بسیار راحت‌تر می‌شود، می توان رضایت مشتریان را به جهت اتلاف نشدن وقت و همچنین راهنمایی صحیح گرفت.

پس حالا می‌دانیم که علت استقبال شرکت‌ها از منشی مجازی چیست:)