شاید یکی از مشکلات جدید شما، بحث همه گیری ویروس و دورکاری کارمندان باشد. باید بدانید این مشکل برای بسیاری از شرکت ها پدید آمده است. در بسیاری از موارد می توان از تجربه شرکت های بزرگ استفاده کرد. شرکت های معتبر و موفق، از خط تلفن ابری برای حل مشکل دورکاری استفاده می کنند.
در این مقاله قصد داریم خدمتی جذاب از VoIP را به شما معرفی کنیم که به شما برای ایجاد شرایط مناسب دورکاری و حتی فاصله گرفتن کارمندان از محل شرکت، کمک می کند. با هایفون همراه باشید.
خط تلفن ابری، تلفن سیار شرکت شما
تلفن های اینترنتی یا همان VoIP خدمات بی نظیری به مشتریان ارائه می دهند. قبل از ظهور تلفن های اینترنتی، شرایط انتقال تماس بسیار وحشتناک بود. به نحوی که انتقال تماس یا دایورت تماس برای شرکت ها بسیار پرهزینه و سخت بود. عملا واژه دورکاری در لغت نامه پیش از تلفن های اینترنتی، بی معنی محسوب می شد.
ولی تلفن های اینترنتی، به واسطه اینکه ایجاد ارتباطات بر پایه اینترنت صورت می گیرد، می توانند شرایط خیلی ویژه ای برای شرکت ها پدید بیاورند. یکی از جذاب ترین ویژگی های تلفن های اینترنتی، خدمات خط تلفن ابری است. خطوط ابری بدون نیاز به سخت افزار خاص، قابل استفاده برروی گوشی موبایل هستند. به این معنا که کارمند شما می تواند در منزل به تمامی تماس های ورودی به شرکت با تلفن همراه خود پاسخ دهد.
شما به واسطه استفاده از خدمات ابری، به نوعی تلفن های شرکت خود را به صورت شناور و سیار درمی آورید. به همین ترتیب، به جای اینکه کارمندان شما جایی باشند که تلفن شرکت متصل است، تلفن شرکت به جایی می رود که کارمندان هستند. به این ترتیب، بسیاری از هزینه های شرکت که صرف منابع و انرژی می شود حذف خواهند شد.
بدین واسطه دیگر نیازی نیست برای صدور اجازه دورکاری به دنبال بهانه های مختلف بگردید، یا از بابت عدم پاسخگویی صحیح کارمندان در شرایط دورکاری نگران باشید. شما می توانید امکاناتی فراهم کنید که همه کارمندان بتوانند به دورکاری بپردازند و بدون دغدغه و بدون معطلی، پاسخگوی مشتریان باشند. همچنین محدودیتی در استخدام کارمندان حرفه ای نخواهید داشت. چرا که دیگر نیازی نیست کارمندان زمان و مسافت طولانی را برای حضور در محل کار صرف کنند.
خط تلفن ابری چیست؟
اگر بخواهیم خط تلفن ابری را به صورت کامل به شما توضیح دهیم، ابتدا باید تلفن های اینترنتی و نحوه نصب و فعالسازی آنها را در نظر بگیریم.
در تلفن های اینترنتی، ابتدا تجهیزات سخت افزاری مناسب حجم تماس ورودی و تعداد کارمندان شرکت نصب می شود، پس از آن نرم افزارهای مدیریت اطلاعات، نرم افزار تلفن گویا و نرم افزار دیگر که بسته به سفارش مشتری تهیه شده و بر روی سخت افزارها پیاده سازی می شوند. سپس شماره تماس اختصاصی شرکت که می تواند از شماره های رند 4 رقمی و 5 رقمی باشد، به سیستم متصل خواهد شد.
در طی این مراحل، عملا به واسطه سرعت بالای انتقال فایل بر بستر اینترنت، تجهیزات مخابراتی ویژه با هم مرتبط می شوند. اما این اتصالات به صورت داخلی و توسط سرور و تجهیزات درون شرکت انجام شده است. به همین واسطه، ویژگی هایی نظیر دسترسی سریع به سخت افزار، کنترل بیشتر بر تجهیزات و ایجاد ارتباط پایدار باسرعت بیشتر بر روی این سخت افزارها ممکن بود.
اما خط تلفن ابری، با توجه به نام خودش، به تجهیزات و سخت افزارهایی متصل می شود که با استفاده از سرورهای بزرگ، در بستر اینترنت و ابرهای اطلاعاتی، ایجاد شده اند. به همین صورت، می توانند خدمات خود را در سراسر دنیا، در بستر اینترنت تکثیر کنند.
خطوط تلفن ابری چگونه به دورکاری کمک می کند؟
با توجه به توضیحاتی که در مورد ساختار خطوط تلفن ابری ارائه شده است، باید تا الان متوجه این امر شده باشید که در حین استفاده از خدمات خط تلفن ابری، شما به جای اتصال مستقیم و کابلی به سرورهای شرکت، از طریق امکانات آنلاین، ارتباطات را ایجاد می کنید.
در این تکنولوژی، نرم افزارهایی معرفی میشوند که به واسطه اتصال آنها با داده های اینترنتی، میتوانید تماس های دریافت شده شرکت را به کارکنان منتقل کنید، ارتباط داخلی بگیرید، ویدئو کنفرانس تشکیل بدهید، فایل بفرستید و از بسیاری از خدمات دیگر بهره مند بشوید.
کارمندان شرکت شما با برقراری اتصال اینترنت موبایل، لپ تاپ یا کامپیوتر خود، می توانند به شرکت متصل شوند. در این حالت تماس ها به راحتی و بدون هزینه به شخص مورد نظر وصل می شود و هیچ تماسی بدون جواب نمی ماند. به علاوه شما می توانید عملکرد افرادی که در دورکاری هستند را با نرم افزار مخصوص، کنترل و بازبینی کنید.
به واسطه خط تلفن ابری و فراهم شدن امکان برقراری ارتباط کارمندان با شرکت، انتقال هوشمند تماس های ورودی، بررسی عملکرد کارمندان و استفاده از امکانات تماس صوتی و تصویری داخلی، می توانید فعالیت های شرکت را همانند زمانی که کارمندان در شرکت حضور داشتند، به پیش ببرید.
نرم افزار خط تلفن ابری چه کاری میکند؟
به همراه سرویس خط تلفن ابری، نرم افزار مبتنی بر وب در اختیار شما قرار می گیرد. هر یک از کارمندان با نصب این نرم افزار در تلفن همراه، لپ تاپ و کامپیوتر شخصی شان و با متصل شدن به اینترنت، به نوعی به دفتر کار خود در شرکت متصل می شوند.
این نرم افزار قابلیت های هوشمند بسیار زیادی دارد. این نرم افزار کاملا کاری شبیه به سیستم های تلفن شرکت انجام می دهد. به محض ورود تماس، با زنگ خوردن، فرد مورد نظر را مطلع میکند. همچنین امکان انتقال سریع تماس به فرد دیگر، صندوق دریافت پیام صوتی، ارسال ایمیل، دریافت و ذخیره فکس و همچنین مکالمه تصویری گروهی را برای شرکت ها فراهم می کند.
این نرم افزار علاوه بر امکانات پایه ای، امکانات بیشتری همچون ذخیره مکالمات، گزارش عملکرد پرسنل، اتصال به تلفن گویا، برقراری تماس خروجی، مدیریت تماس های ورودی و سایر ویژگی ها را داراست.
این نرم افزار در دو نسخه کاربران و مدیریت به مشتریان هایفون عرضه می شود. در نسخه کاربران، امکانات معرفی شده تعبیه شده است. کاربران تنها استفاده کننده این قابلیت ها هستند و هیچ دسترسی برای ایجاد تغییر و تحول در سامانه ندارند. اما در نسخه مدیریت، امکانات ویژه ای برای ایجاد تغییرات تعبیه شده است.
امکانات خطوط تلفن ابری به مدیران شرکت ها اجازه دورکاری میدهد
نسخه مدیریت نرم افزار از آنجایی که اسمش پیداست، دارای قدرت مدیریت بخش هاست. به واسطه این نرم افزار، مشتریان هایفون برای ایجاد تغییرات در سیستم، نیازی به حضور کارشناس متخصص ندارند. کاربران و کارفرمایان می توانند با استفاده از امکانات تعبیه شده در نرم افزار سیموتل، تغییرات لازم و دلخواه را برای مدیریت بهتر تماس ها اعمال کنند.
در این نسخه علاوه بر امکانات گزارش گیری، بررسی عملکرد کارکنان و همچنین تنظیمات ضبط مکالمات، قابلیت های ویژه مسیردهی به تماس های ورودی، تغییر دسترسی کاربران، اضافه و کم کردن کاربران و چندین امکان ویژه دیگر وجود دارد.
این نرم افزار بر بستر وب اجرا می شود و عملا نیاز به نصب ندارد. شما می توانید از هرکجای دنیا با داشتن دسترسی اینترنت به پنل مدیریتی خود وارد شوید و به هر ابزاری که برای ایجاد تغییرات نیاز دارید، دسترسی داشته باشید.
این امکان خط تلفن ابری باعث شده است که بسیاری از مدیران، بدون نیاز به حضور فیزیکی، به مدیریت کامل بخش های شرکت بپردازند. همچنین می توانند در هر لحظه با کارمندان خود ارتباط بگیرند، جلسات گروهی تشکیل بدهند و گزارش های موردنیاز را از طریق وب دریافت کنند.
برای راه اندازی یک خط تلفن ابری عالی، می توانید از هایفون خدمات دریافت کنید. برای ورود به صفحه دریافت راهنمایی از کارشناسان حرفه ای، بر روی خرید خط تلفن کلیک کنید.
هیچ تماسی بی پاسخ نمی ماند
این قابلیت پس از نصب نرم افزار بر روی موبایل، لپ تاپ و کامپیوتر شخصی فعال می شود. به واسطه این قابلیت، وقتی با داخلی کارمندتان تماس گرفته می شود، ابتدا بر روی تلفن روی میز نمایش داده می شود. این تماس تا چند ثانیه ادامه میابد، این مدت زمان قابل تغییر است. اگر کسی پاسخ نداد، سریعا به نسخه بعدی یعنی لپ تاپ منتقل می شود.
اگر نسخه لپ تاپ هم تا چند ثانیه پاسخ دریافت نکند، تماس سریعا به تلفن همراه شخص متصل می شود. این رویه تا جایی ادامه پیدا می کند که کارمند، تماس را پاسخ دهد. این قابلیت ویژه به مدیران شرکت ها کمک می کند، تا جایی که امکان دارد، هیچ تماسی را از دست ندهند.
نتیجه گیری
مدیران شرکت ها برای ایجاد بستر مناسب دورکاری کارمندانشان، می توانند از خدمات خط تلفن ابری استفاده کنند. این خدمات به شرکت ها امکان مدیریت جامع و کامل کارمندان و برقراری ارتباط صحیح با آنها را می دهد.
شرکت هایفون هم برای تسهیل شرایط دورکاری شرکت ها، با استفاده از متخصصین مجرب خود، صفر تا صد طراحی و اجرا خطوط تلفن ابری را با کمترین هزینه ممکن انجام می دهد.